Job Description

#WorkwithImpact

About Us:

Castlemain supports people and communities to understand and access class action settlements and community programs through clear, trauma-informed, and culturally grounded communication. With more than 200 team members, many of whom are Indigenous, we deliver services in English, French, and several Indigenous languages across the country.

At Castlemain, we are committed to creating a workplace where people feel respected. To learn more about who we are visit https://www.castlemain.com/

As a Senior Specialist, Experience, Technology and Compliance (Customer Relationship Management), you will work as part of the Experience, Technology and Compliance team to structure and manage data in customer relationship management systems. The role sits at the intersection of activation, audience experience, process mapping and governance and helps ensure digital tools stay functional, aligned, compliant, scalable and optimized to support organizational growth and service excellence. This is not a developer role. You understand how platforms work and configure, administer and improve them.

This is a full-time, permanent position offered in hybrid or remote.

About the Opportunity:

Administer and optimize digital platforms (e.g., HubSpot and Microsoft applications) by managing forms, contacts and segmentation, consent settings, workflows, automation, and reporting dashboards while supporting information management across systems.

Configure and maintain platform functionality by translating business requirements into system configurations such as properties, workflows, permissions, and non-development enhancements, while documenting configurations, updates, and change logs.

Support governance, privacy, and security standards by maintaining data integrity, naming conventions, and configuration standards across platforms, and ensuring compliance with regulatory frameworks such as PIPEDA and accessibility standards (WCAG 2.1 AA).

Monitor performance and analytics by maintaining dashboards, supporting reporting and trend analysis, participating in quality assurance for pages, forms, and workflows, and identifying opportunities to optimize digital experiences.

Enable users and support operations by providing training, documentation, and troubleshooting support for CMS, CRM, and related tools, while acting as a liaison between technology, operations, and communications teams.

About You:

You bring 3-5 years of experience working with HubSpot or similar platforms and:

College or university degree in Marketing, Digital Communications or a related field, or an equivalent combination of education and experience

Strong technical aptitude without a need for developer level coding skills.

Experience configuring workflows, forms, permissions and automation in CRM platforms.

Strong documentation skills and a systems thinking approach to platforms and data.

Ability to translate business needs into technical configuration with clear rationale.

Experience leading platform work across multiple sites, teams or business units.

Experience shaping governance, standards or roadmaps for web and digital platforms.

Experience coaching others on platform use, configuration standards or digital governance.

Ability to travel occasionally to internal meetings or client engagements.

Successful candidates will be required to complete a Criminal Record Check as a condition of employment.

Compensation:

Starting annual compensation of $55,500-$77,000 plus rewarding benefits package. The offered compensation will take into account the candidate’s skills, experience, qualifications, location, and internal equity.

How to Apply:

We invite you to submit your resume to https://www.castlemain.com/about/careers/

At Castlemain, we know not everyone’s experience fits a checklist. If this role interests you and you feel you can contribute, we encourage you to apply. We value curiosity, and the unique perspectives people bring.

Castlemain is committed to making our hiring process accessible and supportive. If you need accommodation at any stage of the application or interview process, please let us know. We are happy to work with you to ensure your needs are met.

#ContribuerÀLaMission

À propos de nous :

À Castlemain, nous aidons les gens et les communautés à comprendre en quoi consistent les règlements d’actions collectives et les programmes communautaires, à y accéder et à y participer grâce à une communication transparente, tenant compte des traumatismes et ancrée dans leur culture. Avec plus de 200 membres au sein de notre équipe, dont plusieurs sont Autochtones, nous offrons des services en français, en anglais et dans plusieurs langues autochtones partout au pays.

À Castlemain, nous contribuons à créer un lieu de travail où les gens se sentent respectés. Pour en savoir plus à notre sujet, rendez-vous au https://www.castlemain.com/fr.

En tant que spécialiste principal(e), Expérience, technologie et conformité (gestion des relations-clients), vous travaillerez au sein de l’équipe Expérience, technologie et conformité afin de structurer et de gérer les données dans les systèmes de gestion des relations-clients. Ce poste combine l’activation, l’expérience utilisateur, la cartographie des processus et la gouvernance. Il vise à s’assurer que les outils numériques sont fonctionnels, harmonisés, conformes, évolutifs et optimisés afin de soutenir la croissance de l’organisation et l’excellence du service. Il ne s’agit pas d’un poste de développeur(-euse). Vous comprenez le fonctionnement des plateformes et savez les configurer, les administrer et les améliorer.

Ce poste permanent à temps plein est disponible en mode hybride ou en télétravail.

À propos de l’occasion d’emploi :

Administrer et optimiser les plateformes numériques (par exemple, les applications HubSpot et Microsoft) en gérant les formulaires, les contacts et la segmentation, les paramètres de consentement, les flux de travail, l’automatisation et les tableaux de bord d’établissement de rapports, tout en soutenant la gestion de l’information dans tous les systèmes.
Configurer et maintenir les fonctionnalités de la plateforme en traduisant les exigences opérationnelles en configurations système, telles que les propriétés, les flux de travail, les autorisations et les améliorations non liées au développement, tout en documentant les configurations, les mises à jour et les journaux de modifications.
Soutenir les normes de gouvernance, de confidentialité et de sécurité en maintenant l’intégrité des données, les conventions de nommage et les normes de configuration sur toutes les plateformes, et en garantissant la conformité avec les cadres réglementaires, tels que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les normes d’accessibilité (WCAG 2.1 AA).
Surveillez le rendement et les analyses en assurant la maintenance des tableaux de bord, en soutenant l’établissement de rapports et les analyses de tendances, en participant à l’assurance qualité des pages, des formulaires et des flux de travail, et en cernant les possibilités d’optimisation des expériences numériques.
Autoriser les utilisateurs et soutenir les activités en fournissant des formations, de la documentation et une assistance au dépannage pour le système de gestion de contenu (SGC), le système de gestion relations-clients (GRC) et les outils connexes, tout en assurant la liaison entre les équipes des technologies, des opérations et de communication.

À propos de vous :

Vous apportez de trois (3) à cinq (5) ans d’expérience de la plateforme HubSpot ou d’autres plateformes similaires. Vous possédez aussi les compétences et atouts suivants :

Diplôme universitaire ou collégial en marketing, en communication numérique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Solides aptitudes techniques; des compétences en codage de niveau développeur(-euse) ne sont pas requises.
Expérience de la configuration de flux de travail, de formulaires, d’autorisations et d’automatisation dans des plateformes GRC.
Solides compétences en documentation et approche systémique des plateformes et des données.
Capacité à traduire les exigences opérationnelles en configuration technique en fournissant une justification claire.
Expérience de la direction de travaux sur des plateformes dans plusieurs sites, équipes ou unités opérationnelles.
Expérience de l’élaboration de la gouvernance, des normes ou des feuilles de route pour les plateformes Web et numériques.
Expérience de la formation d’autres personnes à l’utilisation des plateformes, aux normes de configuration ou à la gouvernance numérique.
Capacité à se déplacer occasionnellement pour assister à des réunions internes ou à des rendez-vous avec des clients.

Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à une vérification de casier judiciaire comme condition d’emploi.

Rémunération :

Rémunération annuelle de départ de 55 000 $ à 77 000 $ incluant un ensemble d’avantages sociaux intéressants. La rémunération offerte tiendra compte des compétences, de l’expérience, des qualités et de l’emplacement de la candidate ou du candidat ainsi que de l’équité interne.

Comment postuler :

Nous vous invitons à soumettre votre CV et une lettre de candidature au https://www.castlemain.com/fr/a-propos/carrieres/.

Chez Castlemain, nous savons que l’expérience de chacun ne correspond pas forcément à une liste de critères. Si ce poste vous intéresse et que vous pensez pouvoir apporter votre contribution, nous vous encourageons à postuler. Nous accordons de la valeur à la curiosité dont fait preuve chaque personne et à ses perspectives uniques qu’elle offre.

Castlemain contribue à rendre notre processus d’embauche accessible et accueillant. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à tout moment au cours de la procédure de candidature ou d’entrevue, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous serons ravis de collaborer avec vous pour répondre à vos besoins.

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Senior Specialist, Customer Relationship Management