Job Description

Salary: 45,000-55,000

Reporting to the Director, Member Services and supporting all CSEP staff, the Coordinator Member Services is responsible for providing support to our members through renewals, professional development and other services. This position works both with internal staff and volunteer committees.

This is a hands-on role that balances planning and execution. This position supports the execution of CSEPs membership services, national programs, events, and strategic priorities through timely and professional communication while contributing to the ongoing development of a trusted and credible national brand.

Member Services support
Register successful certification candidates as new members
Collate and send new member welcome packages
Monitor, manage and respond to the Membership Inbox and Membership voicemail with a goal to respond within 24 hours to all messages; forward as appropriate to other CSEP staff
Assist members with questions regarding Professional Development Credits (PDC)
Support and conduct the annual PDC Audit with selected members
Coordinate group subscriptions to Online Learning (online video library access)
Maintain and manage individual member files
Support the operation of the customer relationship management platform and the activities related to annual certification renewals
Support the administration of member reinstatements and leave of absence requests by certified members
Support the organization and administration of member benefits
Set up and manage registration for educational and other events
Support the development and operations of the CSEP Podcast
Support the CSEP staff with required preparation for the annual conference
Actively participate in all staff meetings as required
Suggest and share ideas for continuous quality improvement within the organization

General administrative duties
Prepare and mail/courier items for presentations and events
Maintain lists and mail annual student award packages (certificates, letter, paperweight)
Assist with in-person meeting logistics (travel, venue quotes, room lists, etc.)
Take meeting minutes as required
Assist with routine website updates
Develop and deploy communications like student newsletters
Other tasks as required

What you bring to the role...

1-3 years progressive work experience in an administrative position
Demonstrated success in providing excellent customer service
Initiative to problem solve and suggest new ideas
Strong collaboration skills
Ability to work well within a team environment
Strong organization skills with the ability to plan, prioritize and efficiently manage time and multiple tasks
Demonstrated ability to meet fixed deadlines; flexibility to adapt to emerging deadlines, without compromising attention to detail;
Knowledge and experience using Microsoft Suite, Zoom and Google platforms;
Some proficiency using graphic design tools such as Canva and MailChimp, CSEPs primary email marketing platform. SurveyMonkey experience is considered an asset;
Understanding of website content management systems (CMS) such as WordPress, digital communication platforms, and popular social media apps;
Superior communications skills, both orally and in writing; and
Functional bilingualism in English / French is a strong asset

Does working from home fit your lifestyle?

This is a hybrid position with occasional in-person work based at our Ottawa office. While very infrequent, occasional evening work may also be required when assisting with CSEP events.

What we offer...

A fair salary and competitive vacation package;
An attractive benefits package paid entirely by CSEP;
Matching RRSP contributions; and
A commitment to ongoing professional development.

Ready to apply?

Please use this link to apply with both a cover letter and resume. Should you require accommodation or support, please include this in your cover letter.

Applications will be accepted until 11:59pm on Tuesday, April 28th, 2026.

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Sous la direction de la directrice des services aux membres et en soutien lensemble du personnel de la SCPE, la coordonnatrice ou le coordonnateur des services aux membres a la responsabilit dapporter du soutien nos membres pour le renouvellement des adhsions, le dveloppement professionnel et dautres services. La personne titulaire de ce poste travaille aussi bien avec le personnel interne quavec les comits de bnvoles.

Il sagit dun rle pratique alliant planification et excution. La personne titulaire de ce poste soutient lexcution des services aux membres, des programmes nationaux, des vnements et des priorits stratgiques de la SCPE par des communications opportunes et professionnelles, tout en contribuant au dveloppement continu dune marque nationale crdible et digne de confiance.

Soutien des services aux membres

Enregistrer les candidats ayant obtenu leur certification en tant que nouveaux membres
Rassembler et envoyer les trousses de bienvenue destines aux nouveaux membres
Surveiller et grer la bote de rception de courriels et la messagerie vocale des membres, et viser rpondre tous les messages dans un dlai de 24heures; faire suivre les messages, le cas chant, dautres membres du personnel de la SCPE
Aider les membres qui ont des questions concernant les crdits de dveloppement professionnel (CDP)
Apporter son soutien laudit annuel des CDP et y participer avec des membres slectionns
Coordonner les abonnements de groupe Apprenez en ligne (accs la vidothque en ligne)
Tenir jour et grer les dossiers individuels des membres
Assurer le bon fonctionnement de la plateforme de gestion des relations avec la clientle et les activits lies au renouvellement annuel des certifications
Soutenir ladministration des demandes de rintgration et de cong autoris des membres certifis
Soutenir lorganisation et la gestion des avantages des membres
Mettre en place et grer les inscriptions aux vnements ducatifs et autres vnements
Soutenir la cration du balado de la SCPE et les oprations associes
Aider le personnel de la SCPE faire les prparatifs ncessaires en vue du congrs annuel
Participer activement toutes les runions du personnel, selon les besoins
Suggrer et partager des ides pour amliorer continuellement la qualit au sein de lorganisation

Tches administratives gnrales
Prparer et envoyer par la poste ou par service de messagerie les lments destins aux prsentations et aux vnements
Tenir jour les listes de prix annuels destins aux tudiants et poster les trousses associes (certificats, lettre, presse-papier)
Aider lorganisation logistique des runions en prsentiel (dplacements, devis pour les lieux de runion, listes de salles, etc.)
Rdiger les procs-verbaux des runions selon les besoins
Aider aux mises jour rgulires du site Web

laborer et diffuser des communications, par exemple linfolettre destine aux tudiants
Excuter dautres tches selon les besoins

Ce que vous apportez lorganisation...

1 3ans dexprience de travail progressive dans un poste administratif
Exprience avre dans la prestation dun excellent service la clientle
Sens de linitiative pour rsoudre les problmes et proposer de nouvelles ides
Excellentes comptences de collaboration
Capacit bien travailler en quipe
Grand sens de lorganisation et capacit de planifier, de prioriser et de grer efficacement son temps et de multiples tches
Capacit dmontre de respecter les dlais; et flexibilit pour sadapter de nouveaux dlais, sans compromettre le souci du dtail
Connaissance et exprience de la suite Microsoft, de Zoom et des plateformes Google
Comptences dans lutilisation doutils de conception graphique tels que Canva et Mailchimp, la principale plateforme de marketing par courriel de la SCPE. Une exprience avec SurveyMonkey est un atout
Comprhension des systmes de gestion du contenu Web (SGCW) tels que WordPress, des plateformes de communication numrique et des applications de mdias sociaux les plus utilises
Excellentes comptences en communication, tant loral qu lcrit
Le bilinguisme fonctionnel (anglais/franais) est un atout majeur

Le travail domicile vous convient-il?

Il sagit dun poste hybride avec un travail occasionnel en personne bas notre bureau dOttawa. Bien que cela sera trs rare, du travail en soire pourrait tre ncessaire pour donner de lassistance pour divers vnements de la SCPE.

Ce que nous offrons...

Un salaire juste et un programme de vacances comptitif
Un ensemble davantages attrayant entirement pay par la SCPE
Le versement dun montant quivalent votre cotisation REER
Un engagement promouvoir le dveloppement professionnel continu

Envie de postuler?

Veuillez utiliser ce lien pour poser votre candidature en joignant une lettre de prsentation et votre curriculum vit. Si vous avez besoin daccommodements ou dassistance, veuillez lindiquer dans votre lettre de prsentation.

Les candidatures seront acceptes jusqu 23 h 59 le mardi 28 avril 2026.

Canadian Society for Exercise Physiology

Open Positions

Coordinator, Member Services