Job Description

Salary: 55,000 - 60,000 Annually

Marketing & Communications Coordinator (bilingual)
Are you a collaborative communications professional who wants to contribute to a national, team-first sport environment?
Rugby Canada is the national governing body for rugby in Canada. Guided by our core values: Courage, Unity, Fun, Respect, and Integrity, we work with communities across the country to grow the game and inspire Canadians through rugby.

This role supports national marketing and communications initiatives that strengthen rugby communities coast to coast and reflects our One Squad approach to collaboration across departments, Provincial Unions, and partners.
About the Role: The Marketing & Communications Coordinator supports the planning and execution of integrated communications and marketing initiatives aligned with Rugby Canadas National Growth Plan and sport development strategies.

The role requires strong hands-on experience using HubSpot for campaign execution and PlayHQ (or a similar sport registration system) for registration-related communications, as well as fluency in both English and French.

Key Responsibilities
Organizational Marketing & Communications
Coordinate communications and marketing efforts across departments supporting governance, member services, coach development, officiating, registration, and grassroots growth
Develop and implement campaigns aligned with Rugby Canadas National Growth Plan and sport development strategies
Work closely with internal teams and Provincial Unions to highlight collaborative initiatives and community success stories that reflect our One Squad approach
Maintain an editorial calendar in Monday.com, tracking key events, deadlines, and milestones
Support campaign development, execution, and tracking using HubSpot
Stakeholder & Member Engagement
Support communication with Member Unions, community clubs, and sport partners through newsletters, announcements, toolkits, and guidelines
Assist with drafting consistent internal and external communications aligned with Rugby Canadas brand and voice
Support distribution and tracking of key messages related to registration, policies, and seasonal campaigns

Content Development & Digital Engagement
Write and edit content for Rugby Canadas website, social media platforms, and email communications
Collaborate with creative and digital teams to develop graphics, video, and multimedia content
Contribute to national storytelling initiatives that showcase rugby communities across Canada
Registration & System Communications
Collaborate with Member Services and Registration teams to communicate key registration processes, system updates, and timelines
Support communications related to PlayHQ, including registration campaigns, platform updates, and user-support materials
Reporting & Insights
Track campaign performance and engagement to inform future initiatives
Contribute to post-campaign reviews and continuous improvement efforts

Official Languages Support
Coordinate the official languages budget and use of translation services
Support staff across the organization in managing translation workflows

Skills & Qualifications
Bilingual in English and French preference will be given to these candidates
24 years of experience in marketing, communications, or sport administration (non-profit or sport environment preferred)
Demonstrated experience using HubSpot and PlayHQ
Strong writing, editing, organizational, content creation, and collaboration skills
Experience with digital platforms such as WordPress and social media channels
Familiarity with multi-channel campaign delivery and stakeholder communications
Basic graphic design skills or experience with Canva or Adobe Creative Suite (asset)
Knowledge of Canadian amateur sport systems or the rugby landscape (asset)
Legally able to work in Canada

Personal Attributes
Collaborative, relationship-oriented, and comfortable working across teams
Highly organized with strong time-management skills and attention to detail
Proactive self-starter with a growth mindset
Able to manage shifting priorities in a fast-paced, national organization

Application Submission Please submit the following in a single PDF via the application portal:
1. Resume and brief cover letter (highlighting relevant roles, experience, and how these will contribute to Rugby Canada)
2. Any applicable certifications (World Rugby, Safe Sport, concussion management, etc.)

Applications will be reviewed upon submission.

Coordonnateur ou coordonnatrice du marketing et des communications (bilingue)
tes-vous un(e) professionnel(le) de la communication dot(e) dun esprit de collaboration et dsireux(-euse) de contribuer un environnement sportif national ax sur lesprit dquipe?

Rugby Canada est lorganisme national de rgie du rugby au Canada. Guids par nos valeurs fondamentales : le courage, lunit, le plaisir, le respect et lintgrit, nous travaillons avec les communauts partout au pays pour dvelopper le rugby et inspirer les Canadiennes et Canadiens grce ce sport.

Ce poste soutient les initiatives nationales de marketing et de communication qui renforcent les communauts de rugby dun ocan lautre et reflte notre approche Une seule quipe de collaboration entre les services, les fdrations provinciales et les partenaires.

propos du poste : Le coordonnateur ou la coordonnatrice du marketing et des communications soutient la planification et la mise en oeuvre dinitiatives intgres de communication et de marketing alignes sur le Plan de croissance national et les stratgies de dveloppement du sport de Rugby Canada.
Le poste exige une solide exprience pratique de lutilisation de HubSpot pour la mise en oeuvre de campagnes et de PlayHQ (ou dun systme dinscriptions sportives similaire) pour les communications lies aux inscriptions, ainsi quune matrise de langlais et du franais.

Responsabilits cls
Marketing et communications organisationnels
Coordonner les efforts de communication et de marketing entre les diffrents dpartements chargs de la gouvernance, des services aux membres, du dveloppement des entraneurs, de larbitrage, des inscriptions et de la croissance de la base.
laborer et mettre en oeuvre des campagnes alignes sur le Plan de croissance national de Rugby Canada et les stratgies de dveloppement du sport.
Travailler en troite collaboration avec les quipes internes et les fdrations provinciales afin de mettre en avant les initiatives collaboratives et les russites locales qui refltent notre approche Une seule quipe.
Tenir jour un calendrier ditorial sur Monday.com, en y consignant les vnements cls, les chances et les tapes importantes.
Appuyer llaboration, lexcution et le suivi des campagnes laide de HubSpot. Participation des intervenants et des membres
Appuyer la communication avec les fdrations membres, les clubs amateurs et les partenaires sportifs par le biais de bulletins dinformation, dannonces, de botes outils et de lignes directrices.
Aider la rdaction de communications internes et externes cohrentes, et alignes la marque et la voix de Rugby Canada.
Appuyer la diffusion et le suivi des messages cls lis aux inscriptions, aux politiques et aux campagnes saisonnires.

Dveloppement de contenu et participation numrique
Rdiger et rviser le contenu destin au site Web de Rugby Canada, aux rseaux sociaux et aux communications par courriel.
Collaborer avec les quipes cratives et numriques pour dvelopper des graphiques, des vidos et du contenu multimdia.
Contribuer aux initiatives nationales de rcits qui mettent en valeur les communauts rugbystiques partout au Canada.

Communication relative aux communications et aux systmes
Collaborer avec les quipes des services aux membres et des inscriptions pour communiquer les principaux processus dinscription, les mises jour du systme et les chances.
Appuyer les communications lies PlayHQ, y compris les campagnes dinscription, les mises jour de la plateforme et les documents daide aux utilisateurs.
Rapports et observations
Suivre les performances et la participation lies aux campagnes afin dorienter les initiatives futures.
Contribuer aux examens post-campagnes et aux efforts damlioration continue.
Soutien aux langues officielles
Coordonner le budget des langues officielles et lutilisation des services de traduction.
Appuyer le personnel de lorganisation grer les flux de travail de traduction.
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Comptences et qualifications
Bilingue en anglais et en franais la prfrence sera donne aux candidats qui le sont.
Deux quatre ans dexprience en marketing, en communication ou en administration du sport (de prfrence dans le secteur du sport ou des organisations sans but lucratif).
Exprience avre dans lutilisation de HubSpot et de PlayHQ.
Solides comptences en rdaction, rvision, organisation, cration de contenu et collaboration.
Exprience avec des plateformes numriques telles que WordPress et les rseaux sociaux.
Connaissance de la mise en oeuvre de campagnes multicanales et de la communication avec les intervenants.
Comptences de base en conception graphique ou exprience avec Canva ou Adobe Creative Suite (ceci est considr comme un atout).
Connaissance des systmes sportifs amateurs canadiens ou du milieu du rugby (ceci est considr comme un atout).
Autorisation lgale de travailler au Canada.

Qualits personnelles
Esprit de collaboration, entregent et aisance travailler avec diffrentes quipes.
Sens aigu de lorganisation, excellentes comptences en gestion du temps et souci du dtail.
Autonomie, proactivit et tat desprit orient vers le dveloppement.
Capacit grer plusieurs priorits changeantes au sein dune organisation nationale au rythme dynamique.

Soumission de candidature Veuillez soumettre les documents suivants dans un fichier PDF unique via le portail de candidature:
1. CV et lettre de motivation succincte (mettant en avant les postes occups et lexprience pertinente, ainsi que la manire dont ceux-ci contribueront Rugby Canada);
2. toutes les certifications pertinentes (World Rugby, Scurit dans le sport, gestion des commotions crbrales, etc.).

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Open Positions

Marketing & Communications Coordinator (bilingual)