Job Description: :
The Specialist – Document Management reports to a Lead Specialist - Document Management. Is responsible to implement Document Management following internal process on a project level. Manages project documentation deliverables by using document control process and management system. Owns and maintains the project’s Master Document List. The Specialist – Document Management is accountable for his/her own work related to the quality management of documents on the project and for supporting the team in making schedule deadlines.
Document management process & DMS
- Use established procedures to define or to resolve issues related Document Management process definition and deployment on a project.
- Prepare the Project Document Control Procedure related to the Document Management on the project
- Follow-up the project documentation deliverables
- Ensure consistency and high quality within the project documentation
- Conduct Documentation Management System training to new users
- Provide functional assistance and support users with document control software
- Create and maintain all necessary document lists for the project.
- Manage all project document transactions for the company ensuring all relevant information is accurately recorded on the Document Management System
Client/partner interface
- Support PED to liaise with customers and partners to follow-up the project documentation deliverables
- Submit documents to customer
- Track customer comments and answers, along with document resubmission
- Manage customer return status of project documentation within the Document Management System
- Prepare transmittal with defined deliverables list & submission dates
- Record all necessary document receipts
Requirements:
- Advanced English & French language proficiency – speaking & writing
- Min. 2 years of experience in technical document control or engineering
- Ability and willingness to travel 15% of the time, including international
Nice to Haves:
- A bachelor’s degree in Documentation or in Engineering, or equivalent experience
- Advanced technical French language proficiency, strongly desired
- Experience of direct contact with customers and subcontractors’ representatives
- Good understanding of engineering processes and document control systems.
- General knowledge of engineering technical terms.
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Spécialiste — Gestion Documentaire
Description du profil du poste :
Le Spécialiste — Gestion Documentaire relève du Gestionnaire Spécialiste — Gestion Documentaire. Il/Elle est responsable de la mise en œuvre de la gestion des documents selon le processus interne au niveau du projet. Il/Elle gère les livrables de la documentation du projet en utilisant les processus documentaire et l’outil de gestion. Il/Elle possède et tient à jour la liste des documents du projet. Le Spécialiste — Gestion Documentaire est responsable de son propre travail lié à la gestion de la qualité des documents relatifs au projet et de supporter l'équipe projet à livrer la documentation selon l’échéancier du projet.
Rôles et responsabilités :
Processus de gestion des documents & DMS
• Utilisation des procédures établies pour définir ou résoudre les problèmes liés à la définition et au déploiement du processus de gestion des documents dans le cadre d'un projet.
• Préparer la procédure de contrôle des documents du projet liée à la gestion des documents du projet
• Suivre les livrables de la documentation du projet
• Garantir la cohérence et la qualité de la documentation du projet
• Former les nouveaux utilisateurs au système de gestion de la documentation
• Fournir assistance aux utilisateurs du logiciel de contrôle des documents
• Créer et maintenir les listes de documents nécessaires au projet.
• Gérez toutes les transactions relatives aux documents du projet pour l'entreprise en veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient correctement enregistrées dans le système de gestion des documents
Interface client/partenaire
• Aider le PED à assurer la liaison avec les clients et les partenaires afin de suivre les livrables de la documentation du projet
• Soumettre des documents au client
• Suivre les commentaires et les réponses des clients, ainsi que le renvoi des documents
• Gérer le statut de retour de la documentation du projet par les clients dans le système de gestion des documents
• Préparer la transmission avec une liste de livrables et des dates de soumission définies
• Enregistrer toute la documentation nécessaire dans le système
Qualifications requises :
• Maîtrise de l'anglais avancée
• Expérience minimale de 2 ans en gestion documentaire ou ingénierie
• Capacité et volonté de voyager à hauteur de 15 % du temps, y compris à l'international, et obligation de se conformer à toutes les politiques de l'entreprise en matière de voyages et de fiscalité.
Compétences souhaitées :
• Baccalauréat en documentation ou en ingénierie, ou d'une expérience équivalente
• Maîtrise du français avancée
• Expérience de contact direct avec les clients et les représentants des sous-traitants
• Bonne compréhension des processus d'ingénierie et des systèmes de contrôle des documents. Connaissance générale des termes techniques d'ingénierie. La connaissance de la conception des sous-stations est un atout.
• Connaissance pratique des logiciels suivants :
• Microsoft Office (Excel, Outlook, Word)
• Adobe Acrobat Professional ou BlueBeam (PDF)
• La connaissance d’un outil du système de gestion de la documentation est un atout
Qualités :
• Soucis du détail et approche structurée
• Structuré et organisé
• Solides compétences en communication au sein des membres de l'équipe de projet et de la direction
• Capacité à travailler en équipe sous la pression des délais de réalisation des projets.
• Bonne gestion du temps
• Compétences analytiques et organisationnelles