Membre clé de l’équipe des opérations, le Gestionnaire immobilier est responsable de la gestion efficace des activités quotidiennes du portefeuille immobilier. Agissant comme principal intermédiaire entre les locataires, les fournisseurs de services et la direction, le Gestionnaire immobilier veille au bon fonctionnement des propriétés, à l’administration ponctuelle des documents liés aux immeubles et agit comme premier répondant aux demandes urgentes des locataires ou aux situations nécessitant une intervention rapide.
Responsabilités principales
- Agir comme l’un des principaux points de contact pour les locataires, en répondant rapidement à leurs demandes et urgences, y compris les appels d’urgence des locataires et des compagnies d’alarme, en coordonnant les entrepreneurs appropriés ou en se déplaçant sur place au besoin.
- Effectuer régulièrement des visites et des inspections des propriétés afin de s’assurer que l’apparence, la propreté et les normes d’entretien sont constamment respectées.
- Planifier, négocier et renouveler tous les contrats de service (déneigement, aménagement paysager, entretien CVC, systèmes d’alarme incendie, systèmes de sécurité, pavage, gestion des déchets, stationnement, remorquage, lutte antiparasitaire, etc.), en veillant à ce que les évaluations de performance soient complétées avant le renouvellement et en présentant des recommandations au Responsable de département.
- Vérifier et superviser les travaux d’entretien et de réparation quotidiens, y compris l’éclairage extérieur, l’entretien de la toiture, le pavage, l’aménagement paysager et les autres aires communes, tout en tenant le responsable de département informé des implications financières.
- Préparer les budgets pour les aménagements et la mise en coquille des espaces, et participer à la préparation des budgets annuels des propriétés.
- Gérer l’administration des bons de commande, incluant :
- Création, distribution et suivi des bons de commande
- Suivi des bons de commande à des fins de facturation
- Appariement des factures aux feuilles de travail et aux bons de commande
- Validation des factures
- Rapport des coûts au Responsable de département au besoin
- Assurer le contrôle de la facturation des services publics en coordination avec l’équipe de comptabilité et le responsable de département.
- Maintenir des listes d’équipements exactes et à jour (p. ex. : unités CVC, chauffe-eau, Gicleurs).
- Préparer les augmentations annuelles de loyer pour les locataires résidentiels et communiquer avec ces derniers en conséquence, en présentant les calculs au responsable de département.
- Participer aux réunions de gestion régulières et fournir des mises à jour opérationnelles pertinentes.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus en identifiant des gains d’efficacité et les meilleures pratiques.
Qualifications
Le candidat idéal est organisé, efficace et capable de gérer plusieurs priorités simultanément. Communicateur bilingue doté d’une attitude positive et proactive, le gestionnaire immobilier possède une expérience pertinente ainsi qu’une forte motivation pour réussir dans l’environnement dynamique de l’immobilier commercial. La maîtrise des outils informatiques modernes et la capacité à définir et à améliorer les processus sont essentielles.
Relève du Directeur des opérations
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As a key member of the Operations team, the Property Manager is responsible for ensuring the effective day-to-day management of the property portfolio. Acting as the primary liaison between tenants, service providers, and ownership, the Property Manager ensures smooth operations, timely administration of property-related documents, and is the first responder to urgent tenant or property requests.
Key Responsibilities
- Serve as a main point of contact for tenants, responding promptly to inquiries and urgent requests, including emergency calls from tenants and alarm companies, and coordinating appropriate trades or attending in person as needed.
- Conduct regular property visits and inspections to ensure that appearance, cleanliness, and maintenance standards are consistently upheld.
- Schedule, negotiate, and renew all service contracts (snow removal, landscaping, HVAC, fire alarm, security systems, paving, waste management, parking, towing, pest control, etc.), ensuring performance reviews are completed prior to renewal and reporting recommendations to the Department Lead.
- Verify and oversee day-to-day repair and maintenance work, including exterior lighting, roof maintenance, paving, landscaping, and other common areas, keeping the Department Lead updated on cost implications.
- Prepare budgets for buildouts and space shelling, and participate in the preparation of annual property budgets.
- Manage the administration of purchase orders, including:
- Creation, distribution, and follow-up of P.O.’s
- Tracking of P.O.’s for billing purposes
- Matching invoices to worksheets and P.O.’s
- Validation of invoices
- Reporting on costs to the Department Lead as required
- Maintain control of utilities billing in coordination with the accounting team and Department Lead.
- Keep accurate and up-to-date equipment lists (e.g., HVAC units, hot water tanks, Sprinklers).
- Prepare annual rental increases for residential tenants and communicate with tenants accordingly, reporting calculations to the Department Lead.
- Participate in regular management meetings and provide pertinent operational updates.
- Contribute to process improvement by identifying efficiencies and best practices.
Qualifications
The ideal candidate is organized, efficient, and able to manage multiple priorities simultaneously. A strong bilingual communicator with a “can-do” attitude, the Property Manager has relevant experience and the drive to thrive in the fast-paced environment of commercial real estate. Proficiency with modern computer tools and the ability to define and refine processes are essential.
Reports to the Chief Operating Officer
