Corporate Services
(Front Desk & Sample Coordination)
Position Overview
This role supports daily office operations by managing front desk activities, coordinating frozen food samples, and providing administrative support across the organization. This role is central to ensuring smooth office functionality, efficient sample handling, and a professional first point of contact for visitors and partners.
Key Responsibilities
Front Desk & Office Operations
- Serve as the first point of contact by welcoming visitors, answering incoming calls, and managing mail and courier deliveries.
- Prepare waybills and coordinate outbound shipments via FedEx and West Island Express.
- Track courier deliveries, follow up on delays, and open service cases as required.
- Order and manage office supplies, stationery, janitorial items, coffee and kitchen supplies.
- Maintain shared spaces, including dishwasher operation and daily cleaning of coffee machines.
- Coordinate weekly fresh fruit program setup.
- Assist with coordinating office events, catering, and seasonal decorations.
Sample Coordination
- Organize the receiving, unpacking, and storage of frozen food samples.
- Coordinate notifications to internal stakeholders and manage dry ice and packaging orders.
- Maintain accurate freezer inventory and storage organization.
- Prepare and manage forms related to cross-border shipments.
- Scan and distribute documentation related to LATAM and export shipments.
- Drive to the airport on an as-needed basis to retrieve emergency packages (expenses reimbursed).
Administrative & Financial Support
- Review and approve invoices related to couriers, suppliers, and office services.
- Support management with administrative tasks including tracking, filing, organization, and documentation.
Qualifications & Skills
- Fluent in English (written/spoken); professional working proficiency in spoken French.
- Strong communication skills and customer-service mindset.
- Highly organized with strong attention to detail.
- Comfortable working independently and managing multiple priorities.
- Proficient with Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
- Experience with SAP Business One (SAPB1) considered an asset.
Benefits & Perks
- Participation in the annual discretionary bonus program.
- Comprehensive Health and Dental coverage (100% employer-paid).
- TELUS Virtual Health Care (telemedicine).
- Two (2) weeks of paid vacation annually.
- Five (5) personal/sick days per year.
- 50% subsidized gym membership at Fit Form (nearby).
- Flex Friday schedule (early finish at 1pm during summer months, 3pm rest of the year).
- Casual-professional work environment.
- Weekly fresh fruit program.
- Brand-new, modern head office.
- Free onsite parking with electric vehicle charging stations.
- Fully company-paid team outings.
About the employer
Founded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management.
Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing, farming, and food processing, ArdoVLM’s commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market.
Service, quality, and integrity day in and day out, year after year.
Only candidates who are considered for the position will be contacted.
___________________________________________________________________
Services Corporatifs
(Réception et coordination des échantillons)
Aperçu du poste
Ce poste consiste à soutenir les opérations quotidiennes du bureau en gérant les activités de la réception, en coordonnant les échantillons de produits alimentaires surgelés et en fournissant un soutien administratif à l'ensemble de l'organisation. Ce poste est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du bureau, la gestion efficace des échantillons et un premier point de contact professionnel pour les visiteurs et les partenaires.
Principales responsabilités
- Réception et opérations administratives
- Servir de premier point de contact en accueillant les visiteurs, en répondant aux appels entrants et en gérant le courrier et les livraisons par coursier.
- Préparer les bordereaux d'expédition et coordonner les envois sortants via FedEx et West Island Express.
- Suivre les livraisons par coursier, assurer le suivi des retards et ouvrir des dossiers de service si nécessaire.
- Commander et gérer les fournitures de bureau, la papeterie, les articles d'entretien, le café et les fournitures de cuisine.
- Entretenir les espaces communs, y compris le fonctionnement du lave-vaisselle et le nettoyage quotidien des machines à café.
- Coordonner la mise en place du programme hebdomadaire de fruits frais.
- Aider à la coordination des événements du bureau, de la restauration et des décorations saisonnières.
Coordination des échantillons
- Organiser la réception, le déballage et le stockage des échantillons alimentaires congelés.
- Coordonner les notifications aux parties prenantes internes et gérer les commandes de glace carbonique et d'emballages.
- Tenir à jour l'inventaire précis des congélateurs et l'organisation du stockage.
- Préparer et gérer les formulaires liés aux expéditions transfrontalières.
- Numériser et distribuer les documents liés aux expéditions vers l'Amérique latine et à l'exportation.
- Se rendre à l'aéroport si nécessaire pour récupérer des colis urgents (frais remboursés).
- Soutien administratif et financier
- Examiner et approuver les factures liées aux services de messagerie, aux fournisseurs et aux services administratifs.
- Soutenir la direction dans les tâches administratives, notamment le suivi, le classement, l'organisation et la documentation.
Qualifications et compétences
- Maîtrise de l'anglais (écrit/parlé) ; maîtrise professionnelle du français parlé.
- Solides compétences en communication et sens du service à la clientèle.
- Très organisé(e) et soucieux(se) du détail.
- Capable de travailler de manière autonome et de gérer plusieurs priorités.
- Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
- Une expérience avec SAP Business One (SAPB1) est considérée comme un atout.
Avantages sociaux
- Participation au programme annuel de primes discrétionnaires.
- Couverture complète des soins de santé et dentaires (prise en charge à 100 % par l'employeur).
- Soins de santé virtuels TELUS (télémédecine).
- Deux (2) semaines de congés payés par an.
- Cinq (5) jours de congé personnel/maladie par an.
- Abonnement à la salle de sport Fit Form (à proximité) subventionné à 50 %.
- Horaires flexibles le vendredi (fin de la journée à 13 h pendant les mois d'été, à 15 h le reste de l'année).
- Environnement de travail décontracté et professionnel.
- Programme hebdomadaire de fruits frais.
- Parking gratuit sur place avec bornes de recharge pour véhicules électriques.
- Sorties d'équipe entièrement prises en charge par l'entreprise.
Seuls les candidats retenus pour le poste seront contactés.
