We are seeking an Executive Assistant for the office of the President and CEO. Reporting to the Corporate and Board Secretary, the Executive Assistant performs a wide range of administrative and operational responsibilities to ensure smooth functioning of the President and CEO’s Office.
Primary responsibilities include managing the President and CEO’s complex calendar, coordinating events and travel arrangements, managing documents, processing expenses and facilitating communication with stakeholders. The Executive Assistant handles sensitive and confidential information and ensures a high degree of confidentiality with data in correspondence, e-mail, conversations and official documents.
Key Responsibilities
- Provide administrative and operational support to the President and CEO’s Office, ensuring efficient and effective operations.
- Facilitate cross collaboration and handle requests from internal and external stakeholders with tact and discretion.
- Create systems of work, anticipate and manage workload, workflows and processes.
- Implement an effective and accessible e-filing system for documents.
- Manage communications and requests; screening, prioritizing, redirecting and responding as appropriate.
- Coordinate logistics for special events and meetings, including preparing agenda, scheduling invitations, managing guest lists, booking facilities and catering.
- Research, prepare, review and coordinate translation for documents, reports, meeting materials, presentations and other correspondence on behalf of the President and CEO.
- Manage the President and CEO’s calendar, including scheduling meetings, appointments and events, proactively resolving conflicts and ensuring alignment with organizational priorities.
- Prepare detailed Business Expense Claims (BECs), submit Request for Payments (RFPs) for the President and CEO’s office.
- Participate in annual and mid-year budget planning exercises to ensure budget is on track and to maintain financial accountability.
- Oversee special projects and initiatives as assigned by the President and CEO and Corporate and Board Secretary.
- Attend various ad-hoc meetings with the President and CEO and record decisions and action items.
Requirements
- College degree preferably in office administration, office management or a related field.
- 3+ years of progressive experience providing administrative support to an executive office.
- Strong experience and proficiency with MS office suite.
- Strong interpersonal and communication skills in both official languages.
- High level of tact, professionalism, and diplomacy, with a strong understanding of protocols when engaging with diverse stakeholders.
- Ability to work in fast-paced environment with competing deadlines and demands.
- Strong organizational skills, accuracy and attention to detail.
- Good judgement, initiative and discretion.
- Ability to work effectively independently and as a team member.
The position is based in Ottawa. Universities Canada has adopted a hybrid work model where employees are expected to work in the office a minimum of two days a week.
The hiring range for this position is $58,452 to $68,000; with the ability to progress to a maximum of $80,372. To ensure fair and equitable pay at Universities Canada, placement on the salary range will be based on years of experience, skills, and qualifications relevant to the position. Candidates who do not meet all of the position requirements may be considered in an underfill capacity, in which case the candidate would be hired at a lower level than the position level.
Universities Canada is a National Capital Region Top Employer. We offer a comprehensive benefit package which includes four weeks of vacation, an attractive pension plan, group insurance, free gym membership and scholarships for children of our employees.
Interested candidates are asked to submit their curriculum vitae and a cover letter to the human resources service, Universities Canada, via email at careers@univcan.ca. This vacancy will remain open until the position is filled.
While all responses will be appreciated and handled in strictest confidence, only those being considered for interviews will be acknowledged.
Universities Canada promotes the principles of diversity and inclusion and adheres to the tenets of the Canadian Human Rights Act and the Ontario Human Rights Code. We encourage applications from women, Indigenous peoples and persons of all races, ethnic origins, religions, abilities, sexual orientations, and gender identities and expressions. Universities Canada provides accommodation during all parts of the hiring process, upon request, to applicants with disabilities. If contacted to proceed to the selection process, please advise us if you require any accommodation.
Universities Canada respectfully acknowledges that our offices are situated on the traditional lands of the Algonquin Anishinaabeg people.
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Adjointe ou adjoint de direction
Bureau de la présidence-direction générale
L’association est actuellement à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint de direction pour le bureau de la présidence-direction générale.
Relevant de la ou du secrétaire de l’association et du conseil d’administration, l’adjointe ou l’adjoint de direction accomplit une variété de tâches administratives et opérationnelles pour s’assurer du bon déroulement des activités du bureau de la présidence-direction générale. Ses principales responsabilités comprennent la gestion de l’emploi du temps chargé de la présidence-direction générale, la coordination des activités et des déplacements, la gestion de documents, le traitement des demandes de remboursement et la facilitation des échanges avec les parties prenantes. La ou le titulaire du poste traite des informations sensibles et assure leur confidentialité dans la correspondance, les courriels, les conversations et les documents officiels.
Pour revoir les responsabilités et exigences du poste, veuillez consulter le site Web d'Universités Canada au lien suivant : https://univcan.ca/fr/career/adjointe-ou-adjoint-de-direction/
La ou le titulaire du poste devra travailler à partir d’Ottawa. Universités Canada a adopté un modèle de travail hybride selon lequel les membres du personnel doivent se rendre au bureau à raison d’au moins deux (2) fois par semaine.
L’échelle de traitement à l’embauche va de 58 452 $ à 68 000 $, selon l’expérience. Le salaire maximum de l’échelle salariale du poste est de 80 372 $. Dans un souci d’équité salariale et de transparence, le niveau de rémunération sera fixé en fonction des années d’expérience, des compétences et des qualifications pertinentes pour le poste. Les personnes qui ne satisfont pas à toutes les exigences du poste pourraient être classées à un niveau inférieur.
Universités Canada compte parmi les meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Elle offre un excellent programme d’avantages sociaux comprenant un congé annuel de quatre semaines, un régime de retraite intéressant, un régime d’assurances collectives, un abonnement gratuit au centre de conditionnement physique de l’immeuble et un programme de bourses d’études pour les enfants des membres du personnel.
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de présentation au Service des ressources humaines d’Universités Canada par courriel à emplois@univcan.ca. Les candidatures seront acceptées jusqu’à ce qu’une personne soit embauchée.
Pour obtenir un complément d’information sur Universités Canada, veuillez consulter le https://www.univcan.ca ou suivre les comptes de médias sociaux de l’association.
Toutes les candidatures reçues seront prises en considération et traitées dans la plus stricte confidentialité, mais seules les personnes retenues pour l’entrevue recevront un accusé de réception.
Universités Canada tient à promouvoir les principes de diversité et d’inclusion. Elle se conforme à la Loi canadienne sur les droits de la personne et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Les femmes, les membres de communautés autochtones et toutes les personnes, quelles que soient leur race, leurs origines ethniques, leur religion, leurs aptitudes, leur orientation sexuelle, leur identité sexuelle et leur expression de genre, sont invitées à présenter leur candidature. Universités Canada offre, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation aux personnes ayant un handicap. Les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection sont invitées à indiquer si elles ont besoin de mesures d’adaptation.
Universités Canada reconnaît respectueusement que ses bureaux sont situés sur les territoires ancestraux du peuple anishinaabe algonquin.
