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About Symetris
Web technology experts for over 22 years, Symetris is a team of 24 specialists delivering large-scale digital projects. Our clients choose us for the Symetris Experience: rigorous AGILE methodology and high-touch support. Recognized as a Best Place to Work and a Top 10 Healthiest Workplace over the last 2 years, we thrive on a balance of professional rigor and human connection.
The Role: Keep Things Moving
This is a hands-on coordination role for someone who is organized, proactive, and comfortable managing many small but important moving pieces.
You will support the CEO across marketing execution, operations, finance administration, HR coordination, and event logistics. The work is varied, practical, and execution-focused.
We are not looking for a strategist, manager, or passive task-taker. We are looking for someone who can clarify what needs to happen, follow up consistently, and keep work moving without needing to be reminded.
Your Responsibilities
1. Marketing Execution & Coordination (60%)
- Content Deployment: Publish content across our website, social media, and newsletters. You ensure the calendar stays on track.
- Production Traffic Control: Coordinate the workflow for our podcast and video production by managing external collaborators (editors, writers, and our offshore team).
- Event & Travel Coordination: Handle the hands-on coordination for events, booking travel, organizing booth materials, and managing shipping logistics for trade shows.
- Tool Support: Keep our HubSpot portal clean and operational (sending newsletters, updating lead lists, and tracking basic metrics).
2. Operations & Administration (40%)
- Financial Flow Support: Assist with the monthly billing cycle and follow up on unpaid invoices. You ensure the data is ready and reminders are sent.
- Process Tracking: Keep the CEOs internal commitments organized by updating weekly financial trackers and flagging upcoming deadlines.
- HR & Team Coordination: Support payroll preparation, process expense reimbursements, and handle the logistics for team-building events.
- General Coordination Support: Handle recurring and ad hoc administrative tasks that support smooth day-to-day operations.
Is this you?
- Proactive Coordinator: You treat every task as an outcome to deliver, not just a box to check. You follow up consistently and close the loop.
- Resourceful: You are comfortable with ambiguity. If you don't have the answer, you look for answers before escalating.
- Detail-Oriented: You catch the typos, the missing attachments, and the scheduling conflicts before they happen.
- Comfortable Managing Up: You can remind stakeholders, including the CEO, when approvals, decisions, or follow-ups are needed.
- Tech-Fluent: Quick to learn new tools (Google Workspace, Jira, HubSpot, Slack). Knowledge of QuickBooks is a plus.
- Bilingual: Excellent written and spoken French and English.
This role is NOT:
- A strategy or management role.
- A creative design or copywriting role.
- A passive "wait-for-instructions" assistant role.
The Litmus Test
If we tell you were attending a conference in three months, and your first instinct is to draft a checklist for flights, hotel options, and booth materials without being asked, we want to meet you.
Why Symetris?
Symetris success is built on a smart balance between efficient processes and a strong team that truly believes the journey is just as important as the destination.
Our team members choose Symetris for:
- Our long-term vision and strong values (heart, rigor, competence, transparency)
- Our commitment to work-life balance (flexible schedule, flexible remote work, social activities during work hours)
- Our collaborative, high-performing team (working with A-Players)
- Our support for career growth (training, conferences, internal opportunities)
Working Conditions & Benefits
- Compensation aligned with a junior-to-intermediate coordination role.
- Group insurance plan
- Access to Dialogue (physical and mental telemedicine)
- An additional week off between Christmas and New Years, in addition to vacation time
- Flexible schedule, downtown office, and remote work options
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propos de Symetris
Experts en technologie Web depuis plus de 22 ans, Symetris est une quipe de 24 spcialistes ralisant des projets numriques d'envergure. Nos clients nous choisissent pour l'Exprience Symetris : une mthodologie AGILE rigoureuse et un accompagnement de proximit. Reconnus comme Best Place to Work et dans le Top 10 des Entreprises les plus saines au cours des deux dernires annes, nous misons sur un quilibre entre rigueur professionnelle et relations humaines.
Le rle : Garder le rythme
Il s'agit d'un rle de coordination pour une personne organise, proactive et l'aise dans la gestion de multiples dtails essentiels.
Vous soutiendrez le PDG dans l'excution marketing, les oprations, l'administration financire, la coordination RH et la logistique d'vnements. Le travail est vari, concret et ax sur l'excution.
Nous ne recherchons pas un stratge, un gestionnaire ou un simple excutant passif. Nous cherchons quelqu'un capable de clarifier ce qui doit tre fait, d'assurer un suivi constant et de faire progresser le travail sans avoir besoin de rappels.
Vos responsabilits
1. Excution et coordination marketing (60 %)
- Dploiement de contenu : Publier du contenu sur notre site Web, nos rseaux sociaux et nos infolettres. Vous veillez au respect du calendrier ditorial.
- Contrle du flux de production : Coordonner le flux de travail pour nos balados et nos productions vido en grant les collaborateurs externes (monteurs, rdacteurs et notre quipe offshore).
- Coordination d'vnements et de voyages : Grer la logistique concrte des vnements, la rservation des voyages, l'organisation du matriel de kiosque et la logistique d'expdition pour les salons professionnels.
- Soutien technique : Maintenir notre portail HubSpot propre et oprationnel (envoi d'infolettres, mise jour des listes de prospects et suivi des mtriques de base).
2. Oprations et administration (40 %)
- Soutien au flux financier : Soutenir le cycle de facturation mensuel et assurer le suivi des factures impayes. Vous vous assurez que les donnes sont prtes et que les rappels sont envoys.
- Suivi des processus : Garder les engagements internes du PDG organiss en mettant jour les suivis financiers hebdomadaires et en signalant les chances venir.
- Coordination RH et quipe : Soutenir la prparation de la paie, traiter les remboursements de dpenses et grer la logistique des activits team building.
- Soutien administratif gnral : Grer les tches administratives rcurrentes et ponctuelles qui favorisent le bon droulement des oprations quotidiennes.
Est-ce vous ?
- Coordinateur proactif : Vous traitez chaque tche comme un rsultat livrer, pas seulement comme une case cocher. Vous assurez un suivi constant jusqu' la finalisation.
- Dbrouillard : Vous tes l'aise avec l'ambigut. Si vous n'avez pas la rponse, vous la cherchez avant de solliciter de l'aide.
- Soucieux du dtail : Vous reprez les coquilles, les pices jointes manquantes et les conflits d'horaire avant qu'ils ne surviennent.
- Capacit grer vers le haut : Vous n'hsitez pas relancer les parties prenantes, y compris le PDG, lorsque des approbations ou des dcisions sont ncessaires.
- Aise technologique : Apprentissage rapide des outils (Google Workspace, Jira, HubSpot, Slack). La connaissance de QuickBooks est un atout.
- Bilingue : Excellente matrise du franais et de l'anglais, tant l'oral qu' l'crit.
Ce rle n'est PAS :
- Un rle de stratgie ou de direction.
- Un rle de conception crative ou de rdaction publicitaire.
- Un rle d'assistant passif qui attend les instructions .
Le test dcisif : Si nous vous annonons que nous participons une confrence dans trois mois et que votre premier rflexe est de dresser une liste pour les vols, les options d'htel et le matriel de kiosque sans qu'on vous le demande, nous voulons vous rencontrer.
Pourquoi Symetris ?
Le succs de Symetris repose sur un quilibre entre des processus efficaces et une quipe solide qui croit sincrement que le voyage est aussi important que la destination.
Nos membres choisissent Symetris pour :
- Notre vision long terme et nos valeurs fortes (cur, rigueur, comptence, transparence).
- Notre engagement envers l'quilibre travail-vie personnelle (horaires flexibles, tltravail flexible, activits sociales pendant les heures de travail).
- Notre quipe collaborative et performante (travailler avec des A-Players )
- Notre soutien la croissance professionnelle (formations, confrences, opportunits internes).
Conditions de travail et avantages
- Rmunration aligne avec un rle de coordination de niveau junior intermdiaire.
- Rgime d'assurance collective.
- Accs Dialogue (tlmdecine physique et mentale).
- Une semaine de cong supplmentaire entre Nol et le jour de l'An, en plus des vacances.
- Horaire flexible, bureau au centre-ville et options de tltravail.
