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POSITION SUMMARY
Reporting to the Project Manager and working collaboratively with the Resource and Content Lead, the Program Lead will oversee the coordination and delivery of programming components for the Women and Gender Equity Project: Advancing Gender Equity in Coaching Through Communities of Practice and Mentorship.
The project, which originally launched in summer 2024, had three goals: to advance gender equity, leadership development and knowledge transfer through a Community of Practice and mentorship program for women in coaching. Through these three goals, the project is raising awareness, providing educational opportunities, and developing leading practices to support sport organizations and women coaches.
CORE DUTIES & RESPONSIBILITIES
Program Activation and Participant Engagement
The Program Lead will leverage interpersonal communication, problem-solving skills, and event coordination experience to plan and execute engaging program activities.
• Manage the sport selection process
• Serve as primary point of contact for a cohort of participating individuals and organizations.
• Listen actively to participant feedback and insights, translating lessons learned into objectives and actions.
• Design and facilitate engagement sessions to drive action and achieve defined objectives, including:
o Mentorship programming that provides structured, supervised experiential learning for emerging women coaches.
o A Community of Practice for mentee coaches to foster shared learning, peer support, and leadership development.
o A Community of Practice for sport leaders that co-creates and implements strategic change initiatives focused on gender equity in coaching.
• Determine and manage logistics for meetings and events, including venue selection and
coordination, registration, audio/visual, food and beverage, accessibility considerations, and other details as required.
• Coordinate travel and accommodation needs for event participants.
• Identify and contract third-party vendors, contractors, and subject matter experts to support the delivery of identified programming.
• Oversee deliverables and monitor service delivery of third-party vendors, contractors, and subject matter experts for quality and timeliness.
• Coordinate and support participating organizations with the implementation of gender equity training and programming, including NCCP Mentorship.
Project Coordination and Oversight
The Programming Lead will apply strong organizational and planning skills, resource and vendor management experience, and attention to detail to coordinate and execute the project plan.
• Work collaboratively with the project team members to fulfil project deliverables, ensuring alignment with organizational and funder priorities.
• Utilize project management tools, templates, and processes, with guidance from the Project Management Office as needed.
• Coordinate and facilitate regular meetings and correspondence with internal and external project team members.
• Take notes, track actions and decisions, and distribute minutes to team members and
participants as needed.
• Prepare accurate reports, budgets, and status updates to meet funder obligations.
• Monitor progress, identify risks and opportunities, and implement mitigation strategies.
• Participate in debriefing processes with post-implementation reviews and lessons learned.
• Ensure proper accounting, documentation, and file management for all project deliverables.
• Contribute to document production, including creation and revision of project-related materials and a final, bilingual project report.
We encourage you to apply even if you do not meet every requirement of the position as described. Please send your resume and cover letter by 17h00 EDT on May 24th, 2026, to hr@coach.ca. All responses are appreciated, however, only those selected for an interview will receive a reply.
Learn more:Opportunities | Coaching Association of Canada | Association canadienne des entraîneurs
RÉSUMÉ DU POSTE
Relevant du ou de la gestionnaire de projet et collaborant étroitement avec le ou la responsable de ressources et de contenu, le ou la responsable de la programmation supervisera la coordination et la mise en œuvre des volets de la programmation du projet Femmes et égalité des genres en coaching : Faire progresser l’équité des genres dans le domaine du coaching sportif au moyen de communautés de pratique et du mentorat.
Initialement lancé à l’été 2024, ce projet visait trois objectifs : promouvoir l’égalité des genres, le développement du leadership et le transfert des connaissances par une communauté de pratique et un programme de mentorat pour les femmes dans le domaine du coaching. Sur la base de cestrois objectifs, le projet a pour objet de sensibiliser le public, de proposer des formations et de promouvoir des pratiques exemplaires destinées à soutenir les organismes sportifs et les femmes dans le domaine du coaching.
PRINCIPALES FONCTIONS
Mise en œuvre du programme et engagement des participants et participantes
Le ou la responsable de la programmation mettra à profit ses compétences en communication interpersonnelle, sa capacité à résoudre des problèmes et son expérience en coordination d’événements pour planifier et mettre en œuvre des activités du programme stimulantes.
• Gérer le processus de sélection des disciplines sportives.
• Être la principale personne-ressource pour les personnes et les organismes participants.
• Être à l’écoute des commentaires et des réflexions des participants et participantes, et
transposer les apprentissages en objectifs et en mesures concrètes.
• Concevoir et animer des séances de participation visant à susciter des actions et à atteindre les objectifs fixés, notamment :
o des programmes de mentorat proposant un apprentissage par l’expérience structuré et encadré aux femmes qui débutent dans le domaine du coaching;
o une communauté de pratique destinée aux entraîneures et entraîneurs mentorés visant à favoriser l’apprentissage collaboratif, le soutien entre pairs et le développement du leadership;
o une communauté de pratique destinée aux leaders sportifs qui élabore et met en œuvre des initiatives de changement stratégique axées sur l’égalité des genres dans le domaine du coaching.
• Planifier et gérer les aspects logistiques des réunions et des événements, notamment le choix et la coordination des lieux, les inscriptions, le matériel audiovisuel, les repas et les boissons, les questions d’accessibilité et tout autre détail selon les besoins.
• Coordonner les besoins en matière de déplacement et d’hébergement des participants et participantes.
• Repérer et engager des fournisseurs tiers, des sous-traitants et des spécialistes pour soutenir la mise en œuvre de la programmation définie.
• Superviser les livrables et vérifier la qualité des prestations fournies par les fournisseurs tiers, les sous-traitants et les spécialistes, ainsi que le respect des échéances.
• Coordonner et accompagner les organismes participants dans la mise en œuvre de formations et de programmes sur l’égalité des genres, y compris le Mentorat PNCE.
Coordination et supervision du projet
Le ou la responsable de la programmation mettra à profit ses solides compétences en organisation et en planification, son expérience en gestion des ressources et des fournisseurs, ainsi que son souci du détail pour coordonner et mettre en œuvre le plan du projet.
• Travailler en collaboration avec les membres de l’équipe du projet afin de réaliser les livrables du projet, en veillant à ce que ceux-ci correspondent aux priorités de l’organisme et des bailleurs de fonds.
• Utiliser les outils de gestion de projet, les modèles et les processus en demandant conseil au bureau de gestion de projet au besoin.
• Coordonner et animer les réunions périodiques ainsi que gérer la correspondance avec les membres de l’équipe interne et externe du projet.
• Prendre des notes, faire le suivi des actions et décisions, distribuer les procès-verbaux des rencontres aux équipes de projet ainsi qu’aux participants et participantes, le cas échéant.
• Produire des rapports, des budgets et des comptes rendus précis afin de satisfaire aux obligations envers les bailleurs de fonds.
• Suivre les progrès, repérer les risques et les occasions, et mettre en œuvre des stratégies d’atténuation.
• Participer aux bilans en s’appuyant sur les examens après mise en œuvre et les leçons tirées.
• Assurer adéquatement la comptabilité, la documentation et la gestion des dossiers pour tous les livrables du projet.
• Contribuer à la production des documents, notamment la création et la révision des documents du projet et d’un rapport final bilingue.
Nous encourageons les personnes qui ne remplissent pas toutes les conditions requises pour ce poste à postuler quand même. Faites parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation d’ici le 24 mai 2026 à 17 h (HE) à l’adresse hr@coach.ca. Nous remercions toutes les personnes qui ont soumis leur candidature, mais nous ne répondrons qu’à celles retenues pour une entrevue
En savoir plus:Possibilités | Association canadienne des entraîneurs
