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Description sommaire du poste

Personnel chargé du travail général de bureau.
Enregistrer les opérations financières de la concession. Établir les factures et compiler des données pertinentes pour la concession. Obtenir les données financières permettant la tenue de documents comptables. Inscrire les versements aux comptes clients et conserver des registres des comptes à recevoir. Voir au recouvrement approprié des comptes en souffrance au-delà des 30 jours. Concilier et déposer les argents versés à la concession. Compiler et conserver les documents relatifs à la paie.

Les tâches principales sont énumérées ci-dessous, mais le titulaire peut être affecté à d'autres fonctions.Tâches reliées aux comptes payables

Vérifier tout reçu et obtenir l'autorisation appropriée avant d'effectuer un paiement.
Préparer des chèques pour des dossiers spécifiques.
Concilier les soldes bancaires sur une base mensuelle ou au besoin.
Afficher des rapports sur les ventes sur une base régulière.
Participer à la fermeture mensuelle des comptes.
Préparer des analyses de comptes sur demande.
Collaborer à des projets spéciaux au besoin.

Tâches reliées aux comptes à recevoir

Établir des reçus pour toutes espèces provenant de la vente de véhicules, vérifier si des sommes sont dues.
Consigner les encaissements finalisés et mettre à jour le grand livre des comptes clients.
Classer toutes les preuves d'encaissements, les talons de chèques et les reçus bancaires.
Préparer les dépôts en espèces et remplir la feuille de contrôle de l'encaisse au besoin.
Concilier les états de compte et voir au recouvrement.
Préparer au besoin les états de compte à recevoir.
Localiser et traiter les facturations des frais, les retours et les chèques sans provision.
Récupérer les factures initiales des véhicules pour acquittement.
Recevoir les appels téléphoniques concernant les comptes à recevoir et assurer le suivi des demandes.
Mettre à jour les données concernant les comptes clients.
Maintenir une liste mensuelle des retenues de garantie à l'intention de son supérieur.

Tâches reliées à la paie

Compiler les données sur la paie telles que les commissions, les bonis et les acheminer au département de la paie.

Tâches reliées à la comptabilisation des ventes

Consigner les opérations de ventes aux documents comptables, tels les registres de temps de travail, le grand livre et les fichiers informatiques.
Concilier les registres du service administratif avec ceux du service des ventes.
Faire un suivi au quotidien des contrats de vente sur tableau Excel.
Autoriser les paiements de commissions basés sur la documentation finale.
Établir les factures faisant état des articles vendus et des services fournis, des sommes dues et des conditions de crédit.
Faire état au contrôleur du chiffre des ventes par unité et de l'âge de l'inventaire des véhicules.
Se tenir à l'affut des programmes de ventes des constructeurs et s'assurer que les comptes pertinents sont crédités.
Intégrer les données pertinentes aux nouveaux véhicules au système informatique selon les directives de son supérieur.
Conserver des registres de livraison exacts et détaillés.
Compiler des rapports sur demande.
Participer aux réunions des directeurs, sur invitation.
Exécuter d'autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction.

Divers

Accéder aux fichiers informatiques et compiler des rapports sur demande (exemples: comité paritaires, rappels de vente de voitures, etc.)
Se présenter de manière professionnelle et maintenir un poste de travail ordonné.
Exécuter d'autres tâches selon les besoins et les consignes de son supérieur.
Former d'autres personnes pour ce poste selon les consignes de la direction.
Collaborer à des projets spéciaux connexes sur demande.

NOTA : Dans la présente publication, le masculin désignant des personnes est employé sans aucune discrimination.

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