Adjointe administrative en immobilier

Les Entreprises JYT inc. • TRAFFIC • Quebec (QC), Gatineau, Canada • 4h ago

Assurer un soutien administratif et opérationnel auprès de la directrice immobilière;
Procéder aux envois d'informations et de présentations, et en assurer le suivi auprès des différents intervenants internes et externes;
Maintenir à jour les programmes de systèmes d'entretien préventif (exemple : identifier les contrats qui viennent à échéance, monter le dossier pour la préparation d'appel d'offre, etc.);
Maintenir a jour les renouvellements de contrats de gestion immobilière et le renouvellement de bail résidentiel;
Valider les informations et tenir à jour divers répertoires (listes d'occupation, certificats d'assurances, coordonnées d'envoi des mémos, personnes contact, etc.);
Répondre aux appels de service des locataires et saisir les demandes dans le système informatique ou assurer un suivi auprès du service approprié;
Rédiger ou réviser et coordonner la production de divers documents selon les demandes (contrats, baux, courriels, mémos, présentations PowerPoint, ordres du jour, comptes rendus, procès verbaux etc.);
Émettre diverses factures pour des services rendus et effectuer les suivis nécessaires;
Communiquer avec les locataires (travaux, interruptions de service, etc.) et effectuer l'envoi de mémo par courriel et texto;
Compléter les procédures administratives en lien avec les arrivées et départs des locataires;
Entrer des données et préparer des tableaux pour l'équipe de direction lors de la préparation de budgets;
Faire les annonces pour la location d'appartement;
Effectuer les visites d'appartements ou orchestrer les visites avec les locataires occupants;
Toutes autres tâches connexes.

Capacité à travailler sous pression
Capacité d'adaptation
Assiduité et ponctualité

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