Vos responsabilités Vous effectuerez diverses tâches administratives, de secrétariat et d'administration de bureau, relatives aux activités du Service. Vous agirez à titre de premier point de contact pour la clientèle interne et externe.
Vos principaux défis
- Gérer avec autonomie et efficacité plusieurs priorités simultanément
- Offrir une expérience client professionnelle et proactive
Sur votre plan de travail
Soutien aux activités du Service / Service à la clientèle :
- vous recevrez les visiteurs, les citoyens et répondrez à leurs demandes de renseignements généraux ou spécifiques dans la mesure du possible ou irez chercher l'information pertinente;
- vous répondrez aux appels téléphoniques du Service ainsi qu'aux courriels reçus dans la boîte Loisirs, les transmettrez à la personne pertinente, prendrez les messages au besoin et répondrez aux demandes de renseignements;
- vous recevrez et traiterez les demandes de la clientèle, les plaintes, les réclamations ainsi que les requêtes internes et externes soumises au Service et en assurerez le suivi;
- vous procéderez aux inscriptions pour l'ensemble de la programmation du Service;
- vous effectuerez les tâches administratives reliées à la planification et à l'organisation des différentes activités et événements du Service;
- vous ferez les suivis relatifs aux demandes de réservation des salles du centre multifonctionnel Guy-Dupré et du Théâtre du Vieux La Prairie et répondrez aux demandes de réservation de la salle Loisirs et du Camion Loisirs;
- vous effectuerez la programmation des activités dans le logiciel Activitek ou autre logiciel;
- vous verrez au bon fonctionnement et agirez à titre de personne-ressource pour le logiciel Activitek (réservations de salles, inscriptions, inventaire, statistiques, taxes, codes budgétaires, etc.).
Administration générale de bureau :
- vous effectuerez l'entrée et la vérification des opérations du grand livre;
- vous compilerez, calculerez, produirez et tiendrez à jours les différentes bases de données;
- vous reporterez au besoin les informations sur des graphiques;
- vous effectuerez la gestion des petites caisses;
- vous effectuerez les encaissements, les remboursements, ouvrirez les lots, émettrez des reçus et balancerez des caisses;
- vous procéderez au traitement des bons de commande, des factures, des notes de frais, de rapports de dépenses et ferez le suivi des comptes budgétaires;
- vous procéderez à l'émission et à la transmission de différents relevés fiscaux;
- vous effectuerez des travaux de rédaction et de révision de documents divers à partir d'idées maîtresses tels que des notes de service, des directives, des procès-verbaux, des lettres, des rapports, des formulaires, des présentations PowerPoint etc., en apportant une attention particulière à la grammaire, à l'orthographe et à la mise en page;
- vous ouvrirez, distribuerez le courrier postal et électronique, ainsi que de messagerie et répondrez aux demandes usuelles;
- vous effectuerez les tâches connexes en lien avec l'emploi.
Vous avez le bon bagage si vous : - détenez un diplôme d'études collégiales (DEC) en technique de bureautique ou l'équivalent;
- possédez un minimum de deux (2) ans d'expérience dans un poste similaire (toute combinaison de formation et d'expérience jugée pertinente sera considérée);
- possédez une excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit;
- avez une excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office.
Vous avez le profil que l'on recherche si vous : - détenez un sens de l'organisation et des priorités;
- détenez un haut degré d'intégrité et de confidentialité;
- faites preuve de discipline, de rigueur et d'autonomie;
- avez des aptitudes pour le service à la clientèle et un bon esprit d'équipe.
