Job Description
Job Description:\n\nSalary: Reports to: Chief Executive Officer (CEO) Department: Office of the CEO Location: Vancouver, Toronto, Montreal, other locations in Canada (remote) At Mitacs, we take a talent first approach to building Canadas innovation capacity. We connect researchers with organizations across every region of the country to help solve pressing challenges and accelerate economic growth. By enabling business academic collaboration and supporting the development of highly skilled talent, we contribute to a resilient, future ready Canadian economy. Guided by our values Impact, Integrity, Collaboration, Excellence, and Talent we work with partners nationwide to advance research, commercialization, and innovation. At Mitacs, you become part of a team committed to empowering Canadian talent, fostering meaningful partnerships, and driving innovation that supports Canadas long-term competitiveness. If youre inspired by big ideas and passionate about creating national impact, we encourage you to apply. Position Summary: Reporting directly to the CEO, the Director, CEOs Office is responsible for overseeing the strategic and day-to-day execution of business operations of the CEOs Office. This includes providing coordination support and strategic advice to the CEO on a range of Mitacs activities. In addition to supervising and working closely with colleagues in the CEOs office, the Director works with senior leaders (Vice-Presidents and equivalent) and other key contacts to advance and support the CEOs activities, the day-to-day issues management of Mitacs priorities, and to support strong alignment, cross-functional collaboration, and information flow within Mitacs. Key Responsibilities:Providing direction and taking actions as required to support the CEO and manage day-to-day operations of the CEOs office, including issues management, coordination and oversight of associated CEO activities and meetings, including working within and across teams to oversee and support matters related to Mitacs governance; CEO meetings; correspondence; external invitations and engagement, etc.Providing support and strategic advice to the CEO on matters related to operational and strategic opportunities for the CEOs office and Mitacs, and recommendations to the CEO on internal and external communications and engagement; governance structures and practices; policies; organization-wide initiatives, etc.Managing human and financial resources of CEO office, including leading the coordination of CEO Offices input on regular reporting and planning exercises.Human resources: including leading and developing a high-performing team, including supervision of two staff. Oversee activities related to recruitment, onboarding, training, performance evaluations, and professional development for staff.Financial resources: including overseeing budget planning, maintenance and reporting for the CEO Office, with authorities delegated by CEO as appropriate. Approve expenses and manage team resources responsibly.Other strategic roles, as assigned, e.g. Leading, as required, tasks or initiatives as directed by the CEO, such as support for strategic plan implementation oversight, secretariat support for the coordination of working group or committee meetings, supporting coordination of Mitacs cross-functional priorities or organizational initiatives, and ad hoc internal or external initiatives as directed. Required Qualifications EducationBachelors degree Relevant ExperienceExperience supporting a senior-level executive (CEO or Vice-President equivalent), including issues management activities, and mobilizing a team to develop and oversee processes related to operations and governanceExtensive experience in developing and providing strategic advice, recommendations and briefings to senior-level executive(s) (CEO or Vice-President equivalent) on complex and/or sensitive issues.This includes demonstrating strong strategic thinking to formulate advice and recommendations, and providing clear and concise briefings, in writing and orally.Experience in mobilizing people, and establishing and managing working relationships with internal and external stakeholders to support organizational objectives: a trusted relationship builder with a track record of mobilizing teams around an objective and cultivating productive working relationships across diverse groups. Excels at navigating complex situations and aligning partners around shared objectives.Experience in the management of a team, including managing human resources and financial resources. Please indicate number of years experience, number of direct reports, and budget amount in your application.Knowledge of Mitacs structure, priorities and strategic directions, and operations.Knowledge of research and innovation ecosystem in Canada.Leadership: Provides inclusive and consultative leadership within cross-functional teams and external stakeholder settings. With strong interpersonal skills, leads through influence and credibility, often in environments where authority is shared or indirect. Demonstrates the ability to build internal consensus while advancing external strategies.Action management: Demonstrates ability to plan, organize, track progress, and execute tasks to achieve objectives aligned with the CEOs priorities and management of the CEOs office. Operates with a clear sense of purpose and accountability.Communication: A clear, compelling communicator with experience engaging senior leaders and external stakeholders. Skilled at translating strategic objectives into persuasive messaging and well-aligned actions. Bilingualism in English and French is an asset. Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients, and stakeholders located across Canada Mitacs is committed to reconciliation with Indigenous communities across Canada. Lived experience or perspectives connected to Indigenous worldviews are considered strong assets. Equity, diversity, and inclusion (EDI) and reconciliation are strong commitments at Mitacs:Equity, Diversity, and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforcecomprisedof individuals with different lived experiences, ideas, strengths, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process. Hiring Range: $130,000 - $146,000 Hiring and Salary Range Transparency Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range. The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role. Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role. --- Relve de : Prsident-directeur gnral (PDG) Service: Bureau du PDG Lieu: Vancouver, Toronto, Montral, autres endroits au Canada ( distance) Pour dvelopper la capacit dinnovation du Canada, Mitacs, nous misons sur le talent. Nous tablissons des liens entre les chercheurs et chercheuses et les organisations dans toutes les rgions du pays pour aider rsoudre des dfis pressants et acclrer la croissance conomique. En facilitant la collaboration entre le secteur priv et le milieu postsecondaire et en appuyant le perfectionnement de talents hautement qualifis, nous contribuons une conomique canadienne rsiliente et capable de relever les dfis de demain. Guides par nos valeurs, impact, intgrit, collaboration, excellence et talent, nous collaborons avec des partenaires de partout au pays pour faire avancer la recherche, la commercialisation et linnovation. Mitacs, vous ferez partie dune quipe qui sengage donner des ailes aux talents canadiens, favoriser des partenariats fconds et stimuler linnovation qui consolide la comptitivit du Canada long terme. Si les grandes ides vous inspirent et la cration dun impact lchelle nationale vous passionne, nous vous encourageons prsenter votre candidature. Description du poste: Relevant directement du PDG, le directeur ou la directrice, Bureau du PDG, assure la supervision de lexcution stratgique et quotidienne des activits organisationnelles du bureau du PDG, notamment en coordonnant les activits et en prodiguant des conseils stratgiques au PDG sur diffrentes activits de Mitacs. En plus de superviser des collgues du bureau du PDG et de travailler troitement avec ces personnes, le directeur ou la directrice travaille avec la haute direction (vice-prsidentes et dautres personnes de mme niveau) et dautres personnes-ressources cls pour faire avancer les activits du PDG et la gestion quotidienne des problmes concernant les priorits de Mitacs, en plus de faire le ncessaire pour renforcer lalignement, la collaboration interfonctionnelle et la circulation de linformation Mitacs. Principales responsabilits:Fournir une orientation et faire le ncessaire pour soutenir le PDG et grer les activits quotidiennes du bureau du PDG: grer les problmes, coordonner et superviser les activits et rencontres du PDG, entre autres, ce qui comprend le travail dquipe (avec des quipes individuelles ou plusieurs quipes) pour voir la bonne gestion des questions concernant la gouvernance de Mitacs, les rencontres du PDG, la correspondance, les invitations et engagements externes, etc.Offrir du soutien et des conseils stratgiques au PDG au sujet des occasions saisir pour le bureau du PDG et Mitacs sur les plans oprationnel et stratgique, ainsi que des recommandations au PDG sur les communications et les engagements internes et externes, les structures et pratiques de gouvernance, les politiques, les initiatives lchelle de lorganisation, etc.Grer les ressources humaines et financires du bureau du PDG, par exemple coordonner les contributions du bureau du PDG aux activits rgulires en matire de dclaration et de planification.Ressources humaines: diriger et dvelopper une quipe hautement performante et superviser deux membres du personnel. Superviser le recrutement, lorientation, la formation, les valuations du rendement et le perfectionnement professionnel du personnel.Ressources financires: superviser la planification budgtaire, les activits dentretien et de dclaration pour le bureau du PDG, avec dlgation des pouvoirs par le PDG selon les besoins. Approuver les notes de frais et grer les ressources de lquipe de manire responsable.Autres rles stratgiques, attribus en fonction des besoins, par exemple: diriger, au besoin, les tches ou initiatives confies par le PDG, comme la supervision de la mise en uvre du plan stratgique, la prise en charge des fonctions de secrtariat lies la coordination des rencontres de groupes de travail ou de comits, la coordination des priorits transversales ou des initiatives organisationnelles de Mitacs ainsi que diverses initiatives internes ou externes ponctuelles, selon les directives reues. Qualifications exiges ducationBaccalaurat Exprience pertinenteExprience de soutien une membre de la haute direction (PDG ou vice-prsidence), y compris la gestion des problmes et la mobilisation dune quipe pour dvelopper et superviser des processus en lien avec les activits et la gouvernance.Vaste exprience dans llaboration et la formulation de conseils stratgiques, de recommandations et de notes stratgiques des cadres de haut niveau (PDG ou vice-prsidence) portant sur des enjeux complexes ou sensibles.La personne retenue devra notamment faire preuve dun esprit stratgique pour formuler des conseils et des recommandations et produire des notes stratgiques claires et concises, lcrit et loral.Exprience mobiliser des personnes et crer puis grer des relations de travail avec des parties prenantes internes et externes pour soutenir latteinte des objectifs organisationnels: une personne rassembleuse de confiance qui a fait ses preuves dans la mobilisation dquipes autour dun objectif et dans ltablissement de relations de travail productives entre divers groupes. Possde une excellente capacit tracer un chemin dans des situations complexes et rassembler des partenaires autour dobjectifs communs.Exprience de la gestion dune quipe, y compris la gestion de ressources humaines et financires. Veuillez indiquer le nombre dannes dexprience, le nombre de membres de lquipe et le montant du budget dans votre candidature.Connaissance de la structure, des priorits et orientations stratgiques et des activits de Mitacs.Connaissance de lcosystme de la recherche et de linnovation au Canada.Leadership: assure un leadership inclusif et consultatif au sein des quipes interfonctionnelles et dans des contextes de parties prenantes externes. Grce de solides comptences interpersonnelles, mne grce son influence et sa crdibilit, souvent dans des milieux o lautorit est partage ou indirecte. Est capable dobtenir un consensus linterne tout en faisant avancer les stratgies externes.Gestion des actions: capacit avre planifier, organiser, suivre et mener bien des tches afin de raliser les objectifs aligns sur les priorits du PDG et la gestion du bureau du PDG. Agit avec un sens clair des responsabilits et des objectifs.Communication: communique de manire claire et convaincante et a lhabitude de dialoguer avec des cadres de haut niveau et des parties prenantes externes. Matrise lart de transformer des objectifs stratgiques en messages convaincants et en actions bien alignes. Bilinguisme en anglais et franais, un atout. La connaissance de langlais crit et parl est requise dans ce rle, car vous interagirez avec des collgues, une clientle et des parties prenantes partout au Canada. Mitacs sengage envers la rconciliation avec les communauts autochtones partout au Canada. Les expriences vcues ou les perspectives en lien avec les visions du monde autochtones sont de grands atouts.Lquit, la diversit et linclusion (EDI) et la rconciliation sont des engagements fondamentaux Mitacs:quit, diversit et inclusion Mitacs. Nous croyons quune main-duvre compose dindividus prsentant une diversit dexpriences vcues, dides, de forces et dorigines (p. ex. identits et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identits) est indispensable notre succs. Nous encourageons toutes les personnes postuler, et nous vous invitons communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant le processus de recrutement. chelle dembauche: 130 000 $ - 146 000 $ Transparence quant aux chelles dembauche et salariale Habituellement, le personnel est embauch, transfr ou prom
